Qu’est-ce que la politique du Clean Desk ?

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🗓️ Date de rédaction : 02/11/2023

L’espace de travail est un lieu particulièrement important au sein d’une entreprise : sa bonne organisation, mais aussi sa sécurité et sa propreté, constituent des leviers incontournables de bien-être et de productivité. De ce constat est né un concept phare, que l’on connaît en français sous le nom de « bureau propre » et, en anglais, de clean desk policy : une politique qui englobe la nécessité d’épurer son bureau en le débarrassant d’un maximum d’objets, d’optimiser le rangement, de limiter le recours aux documents au format papier, et de sécuriser les informations sensibles. Alors, qu’est-ce que le Clean Desk et comment le mettre en pratique dans votre organisation ?

Qu’est-ce que le Clean Desk ? Une définition simple

La notion de Clean Desk renvoie à une politique qui consiste, pour les collaborateurs, à optimiser l’organisation de leur poste de travail. Il s’agit de limiter la présence d’objets personnels sur les bureaux, de se passer de papier, de garantir la propreté des espaces, et de veiller à la sécurité des données potentiellement sensibles.

L’objectif est de créer un espace de travail minimaliste en ne conservant que l’indispensable (un ordinateur, un clavier, une souris… et un siège sur lequel s’asseoir !), et en supprimant tous les éléments susceptibles de déconcentrer les employés. Les affaires personnelles, les documents et dossiers, les fournitures de bureau sont censés être relégués dans des espaces prévus spécifiquement pour le rangement.

En quelques mots simples, il est possible de répondre à la question « qu’est-ce que le Clean Desk ? » de la façon suivante : un principe d’aménagement de l’espace de travail qui vise à favoriser une ambiance plus apaisante, sécurisée et respectueuse de l’environnement, mais aussi plus productive. C’est pourquoi cette tendance est très en vogue dans les entreprises.

Quels sont les avantages de la politique du Clean Desk ?

Maintenant que nous avons vu qu’est-ce que le Clean Desk, une autre question se pose : en quoi la mise en place de cette politique est-elle bénéfique à l’entreprise ? Réponse : en raison de ses multiples avantages. En effet, le Clean Desk est…

Une solution d’aménagement permettant de disposer d’un espace de travail serein et ordonné, favorable au bien-être, à la concentration et à la productivité. De plus, le fait de ranger son bureau en fin de journée a un effet positif sur l’esprit du collaborateur, qui « ordonne » métaphoriquement tout ce qu’il a fait pendant ses heures de travail.
Une politique qui incite au nettoyage de son bureau, afin de profiter d’un environnement de travail plus sain et hygiénique. De quoi faire bonne impression auprès des visiteurs !
Un levier pour gagner du temps, grâce à un rangement plus efficient des documents et des dossiers, au format papier comme dans l’environnement informatique (on parle aussi, à cet égard, de Clean Screen).
Un outil pour améliorer la sécurité et de la confidentialité des données, les documents étant mieux rangés.
Une incitation à avoir un comportement écoresponsable et durable, à la fois en limitant l’usage du papier et en simplifiant le travail des agents d’entretien, qui gagnent ainsi en efficacité.
Un gain d’argentà deux niveaux : en optimisant la productivité (les collaborateurs perdent moins de temps à chercher des informations) et en réduisant les coûts relatifs à l’utilisation du papier et des fournitures de bureau (crayons, stylos, encre pour l’impression, etc.).

Comment mettre en œuvre le Clean Desk dans vos locaux ?

Nous avons répondu à la question « qu’est-ce que le Clean Desk ? » et mis en avant les avantages de cette politique au sein de l’entreprise. Il reste une chose à savoir : comment la mettre en pratique ? Au niveau des collaborateurs, il s’agit d’appliquer des méthodes simples pour apporter de l’ordre dans un environnement qui en manque :

Revoir l’aménagement de l’espace de travail dans le but de réduire le nombre d’objets présents, y compris les affaires personnelles. L’idéal étant de se limiter au strict nécessaire : ordinateur et périphériques, éventuellement un carnet de notes…
Ordonner les documents dans des espaces de rangement adaptés (porte-documents, classeurs, casiers, archives…) et prévoir un destructeur papier pour éliminer les écrits confidentiels.
Numériser un maximum de documents.
Classer les fichiers informatiques dans des espaces de stockage sécurisés, hors d’atteinte des tiers non autorisés, mais accessibles aux autres collaborateurs.
Verrouiller les accès aux postes informatiques (activation d’un mot de passe pour ouvrir une session et pour sortir de l’économiseur d’écran).

Au niveau de l’entreprise, il est indispensable de communiquer sur la politique de Clean Desk afin de favoriser (ou de contraindre) son adoption. Quelques conseils pour y parvenir :

Créez un manuel (papier ou numérique) récapitulant les consignes à appliquer, que vous enverrez à tous les employés.
Placez des affichettes un peu partout dans les locaux, à la vue de tous et toutes.
Organisez des formations pour les collaborateurs.
Nommez un responsable Clean Desk qui veillera au respect de cette politique.
Inscrivez ces normes dans les contrats de travail, afin de rendre leur application obligatoire.

Qu’est-ce que le Clean Desk et comment le mettre en place ? Vous avez désormais les réponses à ces deux questions. Il ne vous reste plus qu’à en faire une véritable culture d’entreprise !